Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Relativity GmbH
Breite Straße 25
13597 Berlin
Geschäftsführer: Noel Lorenz
E-Mail: info@relativitygmbh.de
Registergericht: Amtsgericht Berlin Charlottenburg
Registernummer: HRB 215011 B

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

2.1. Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

2.2. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

3.1. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO dient als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen.

3.2. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO dient als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, die zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich sind.

3.3. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dient als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, die zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich sind.

4. Datenerfassung bei Websitebesuch

4.1. Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Website erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt
• Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche
• Sprache und Version der Browsersoftware

4.2. Die Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Registrierung und Nutzerkonto

5.1. Zur Nutzung unserer Transkriptionsdienste ist eine Registrierung erforderlich. Dabei werden folgende Daten erhoben:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Registrierungsdatum
• Gewählter Tarif (kostenlos/Premium/Premium Plus)

5.2. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5a. Kalender-Integration und Meeting-Bots (Premium Plus)

5a.1. Premium Plus-Nutzer können ihre Kalender (Google Calendar oder Microsoft Outlook) verbinden, um automatische Meeting-Transkriptionen zu ermöglichen.

5a.2. Bei der Kalender-Integration werden folgende Daten verarbeitet:

• Kalender-Zugangsdaten (OAuth-Token)
• Meeting-Titel und -Zeitpunkte
• Meeting-URLs (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
• Teilnehmer-E-Mail-Adressen (sofern im Kalender hinterlegt)

5a.3. Für die Meeting-Aufzeichnung nutzen wir den Drittanbieter Recall.ai (Recall AI Inc., USA). Der Meeting-Bot nimmt am Meeting teil, zeichnet Audio auf und erstellt Transkriptionen. Die Aufzeichnungen werden verschlüsselt übertragen und nach der Transkription gelöscht.

5a.4. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung zur Kalender-Verbindung).

5a.5. Wichtig: Der Nutzer ist verpflichtet, vor Aktivierung des Meeting-Bots die Einwilligung aller Meeting-Teilnehmer einzuholen. Der Nutzer trägt die alleinige Verantwortung für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen gegenüber den Meeting-Teilnehmern.

6. Verarbeitung von Audiodateien

6.1. Zur Durchführung der Transkription laden Sie Audiodateien auf unsere Server hoch. Diese werden verarbeitet und mittels KI-Technologie in Text umgewandelt.

6.2. Wichtig: Hochgeladene Audiodateien und die daraus erstellten Transkriptionen werden unmittelbar nach der Verarbeitung bzw. nach dem Download automatisch von unseren Servern gelöscht. Eine dauerhafte Speicherung findet nicht statt.

6.3. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6.4. Die Transkription erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union (Deutschland), um höchste Datenschutzstandards zu gewährleisten.

7. Zahlungsabwicklung (Premium-Nutzer)

7.1. Für die Zahlungsabwicklung des Premium-Plans nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe, Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA).

7.2. Bei der Zahlung über Stripe werden folgende Daten an Stripe übermittelt:

• E-Mail-Adresse
• Zahlungsinformationen (Kreditkartendaten, Bankverbindung)
• Rechnungsadresse (falls angegeben)
• Betrag und Währung

7.3. Die Datenschutzerklärung von Stripe finden Sie unter: https://stripe.com/de/privacy

7.4. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

8. Speicherdauer

8.1. Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

8.2. Konkrete Speicherfristen:

• Nutzerkonto-Daten: Bis zur Löschung des Accounts
• Audiodateien: Automatische Löschung unmittelbar nach Transkription
• Transkriptionen: Gespeichert im Nutzerkonto bis zur manuellen Löschung
• Meeting-Aufzeichnungen: Automatische Löschung unmittelbar nach Transkription
• Kalender-Zugangsdaten: Bis zur Trennung der Kalender-Verbindung
• Zahlungsdaten: Gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre)
• Server-Logfiles: Maximal 7 Tage

9. Weitergabe von Daten an Dritte

9.1. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, außer:

• Sie haben nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt
• Die Weitergabe ist zur Vertragserfüllung erforderlich (z.B. Zahlungsdienstleister)
• Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe

9.2. Wir nutzen folgende Drittanbieter zur Bereitstellung unserer Dienste:

• Azure OpenAI (Microsoft): Für KI-Funktionen wie Zusammenfassungen, Chatbot und Analysen.
• Recall.ai (Recall AI Inc., USA): Für die automatische Meeting-Aufzeichnung bei Premium Plus-Nutzern. Meeting-Aufzeichnungen werden verschlüsselt gespeichert und nach der Transkription automatisch gelöscht.
• Vercel Blob Storage: Für temporäre Speicherung von Audiodateien während der Verarbeitung (automatische Löschung nach Verarbeitung).

9.3. Alle Datenübertragungen zu Drittanbietern erfolgen verschlüsselt über HTTPS.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format bereitstellen
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren

11. Datensicherheit

11.1. Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird.

11.2. Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

11.3. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

12. Cookies

12.1. Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

12.2. Wir verwenden folgende Arten von Cookies:

• Technisch notwendige Cookies: Diese Cookies sind für die Bereitstellung der Website erforderlich (z.B. Session-Cookies für die Anmeldung)
• Funktionale Cookies: Diese Cookies ermöglichen erweiterte Funktionalitäten und Personalisierung (z.B. Spracheinstellungen)

12.3. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben.

13. Änderungen der Datenschutzerklärung

13.1. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.

13.2. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

14. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden:

E-Mail: info@relativitygmbh.de
Postadresse: Relativity GmbH, Breite Straße 25, 13597 Berlin